Voordelen van een goede secretaresse

Bestuursondersteuning: vergeet de secretaresse niet

Bij de meeste commerciële bedrijven, maar vooral ook bij verenigingen, clubs en politieke partijen, bestaat een positie die vaak over het hoofd gezien wordt. Het normale in de statuten beschreven bestuur van een vereniging bestaat uit drie leden, de voorzitter, de penningmeester en de secretaris. Bij grotere organisatie zullen de drie principale bestuursleden een aantal personeelsleden achter zich hebben staan.

Het secretariaat van een vereniging, bedrijf of zelfs van een ministerie is een heel belangrijk, vaak vergeten onderdeel. Natuurlijk houdt een penningmeester de financiële boeken op orde en de voorzitter is het gezicht van een vereniging. Maar de secretaris en zijn, of haar, afdeling houden alle andere documenten bij. Ze vertellen iedereen netjes op tijd waar en hoe vergaderingen gehouden worden, en welk doel die vergaderingen hebben.
Een secretariaat is niet alleen de steun en toeverlaat van de secretaris, ook beide andere hoofdbestuursleden, en de andere bestuursleden met een portefeuille, zijn er van afhankelijk.


De term bestuursondersteuning.


Dat er voor een dergelijke functie een term bestaat, ‘bestuursondersteuning’, is niet zo verwonderlijk. Daar zijn wij Nederlanders immers goed in, het bedenken van nieuwe woorden.
En toch dekt het woord hier werkelijk de lading. Het besturen van een vereniging, de plaatselijke afdeling van een landelijke politieke partij en zelfs van een gemeente is voor de meeste bestuursleden een deeltijdfunctie. Ze doen het naast hun werkzaamheden en vaak zonder of met een minimale bezoldiging. Alle bestuursondersteuning is dan welkom.

Zelfs bij ondernemingen en bedrijven zijn de hoofdbestuursleden vaak niet administratief onderlegd. Ingenieurs en andere vaklieden die zich door de rangen heen opwerken tot directeur van hun bedrijf of personen die een eigen bedrijf begonnen zijn, het zijn in de meeste gevallen vaklieden. Natuurlijk is een directeur van een onderneming zeven dagen per week directeur. En ook de dagelijkse werktijden zijn vaak langer dan die van de werknemers. Ook zij hebben een goede bestuursondersteuning van Adinterim-wbo.nl nodig om hun werk te kunnen doen.

Eigenlijk zou het een goed idee zijn de termen secretaris en secretaresse te herzien. Hoewel hun werk nog steeds inhoudt dat ze geheimen bewaren is er voor een moderne secretaris veel meer aan de hand.
Een gemeente kan heel goed functioneren zonder de burgemeester, als de gemeentesecretaris zijn werk blijft doen. Ook een vereniging, club of bedrijf kan heel goed zonder bestuursvoorzitter, tenminste tijdelijk. Zelfs een ministerie zal blijven functioneren wanneer een minister niet meer aanwezig is, of demissionair is.



Verborgen vakwerk.

Maar zonder de vaklieden aan de bureaus, aan tafels en achter computerbeeldschermen van de bestuursondersteuners gaat er ineens heel veel mis. Zonder de secretaresse komt geen enkel bestuurslid op tijd op vergaderingen, en met de juiste documentatie. Bestuursondersteuning wordt vaak in het verborgene gedaan. Een klein bij kantoortje is genoeg voor de secretaresse. De enigen die weten waar het kantoor van de gemeentesecretaris te vinden is, het personeel aan de receptie van het gemeentehuis.

Zonder deze verborgen vaklieden op de achtergrond kan er heel veel mis gaan. Productiecijfers die wel gehaald, maar niet genoteerd worden. goederen die wel aanwezig, maar niet te vinden zijn. Bestuursvergaderingen die ineens niet doorgaan, omdat niemand weet waar en wanneer ze gehouden dienen te worden.
Laten we met zijn allen een beetje meer respect tonen voor de bestuursondersteunende werknemers, misschien wel omdat we er zelf beter van worden.